綿陽水務集團檔案管理躍上新臺階
in 行業(yè)新聞 by 柯橋水務
中國水星消息（信息員 賈璽） 近日，四川省綿陽市水務集團檔案規(guī)范化管理工作，順利通過省一級達標測評驗收。這標志著該公司檔案管理繼2006年以滿分成績獲得“省二級檔案規(guī)范化管理達標證書”后，再度躍上一個新的臺階。
近年來，隨著經濟社會的持續(xù)發(fā)展，城市供排水工作的精細化、規(guī)范化要求也越來越高。為了使城市供排水事業(yè)實現新突破、新發(fā)展，固本強基尤為重要。作為企業(yè)精細化管理的重要組成部分，綿陽水務集團創(chuàng)新理念，深思熟慮，認真從最基礎性的檔案工作抓起，從細微處著手，大力實施了檔案規(guī)范化建設，進一步提高檔案工作水平，以一流的檔案管理服務企業(yè)生產發(fā)展的中心工作。
領導重視檔案規(guī)范化管理氛圍濃郁
綿陽水務集團注重強化檔案目標管理。該集團把檔案管理作為一項重要工作列入了領導工作日程，要求從行政檔案到業(yè)務檔案全部實施規(guī)范化管理，納入年度目標考核，與獎懲掛鉤。多次在公司會議上強調檔案工作，積極開展檔案管理培訓和檢查活動，切實解決人員、經費、設備等具體問題。
與此同時，綿陽水務集團落實檔案管理機構和人員，調整充實了檔案工作管理人員，配備了專職檔案員4名，各業(yè)務部門和所屬各公司設置了兼職檔案員25名，逐步建立了集團公司領導分管、公司檔案室主管、各部門專、兼職檔案員協(xié)助管理的三級檔案管理體系，形成了上下齊心合力、齊抓共管的良好局面，做到了領導、機構、制度、管理“四個統(tǒng)一”。
為了使檔案規(guī)范化管理落實到位，綿陽水務集團積極從硬件和軟件兩個方面搭建平臺。在硬件上加大投入，建立高標準檔案室，該集團每年都為檔案管理批設了專項資金。先后投資10余萬元進行檔案室改造，添置了檔案專用密集架、書柜、空調等固定設施，還添置了光盤打印機、刻錄機、計算機、高性能服務器等電子設備，檔案保管的條件大為改善。檔案室做到了設施設備齊全，切實達到“十防”要求。
搭建平臺檔案規(guī)范化管理創(chuàng)新發(fā)展
按照《檔案法》和相關規(guī)定，綿陽水務集團集團結合自身檔案工作情況，組織制定了《部門文件材料歸檔細則》、《綿陽市水務集團檔案分類實施細則》等檔案保管、保密、使用、歸檔、專職檔案工作人員職責等各項業(yè)務規(guī)章制度和檔案基礎管理制度，初步形成了包含收集、移交、整理、鑒定、保管、利用、編研、開發(fā)等環(huán)節(jié)在內的一整套科學規(guī)范的檔案管理運轉流程，包括文書科技檔案、會計檔案、人事檔案、底圖檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實物檔案等共計15大類，細分為30種小類，極大地豐富了檔案室藏卷，保證了保存的檔案門類齊全，結構合理，案卷質量符合規(guī)范，為檔案工作實現規(guī)范化管理奠定了堅實基礎。
同時，綿陽水務集團注重立卷歸檔工作質量化。根據不同檔案門類和管理期限，在質量上做到了“四統(tǒng)一”，即統(tǒng)一按案卷排列順序編制卷號；統(tǒng)一打印卷內文件目錄；統(tǒng)一按類別規(guī)范歸檔文件目錄；統(tǒng)一按順序歸檔。近年來，由于綿陽水務集團重大建設項目的增多，為規(guī)范工程項目檔案管理，該集團指定專職檔案管理人員全程參與項目建設，進一步明確了項目檔案歸檔范圍、圖紙編制和整理裝訂要求。要求施工、監(jiān)理、建設單位對歸檔項目文件材料進行自查、審核，層層把關，建立工程項目竣工文件歸檔審查記錄，從而有效保證了歸檔文件材料的完整齊全。
在災后重建工作中，綿陽水務集團先后接受了國家、省、市各級單位的多次嚴格檢查，規(guī)范的檔案管理和資料，為上級部門了解工程項目進展，檢查工程項目實施情況提供了準確、全面的資料，受到各級領導和部門的高度肯定。
幾年來，綿陽水務集團一直堅持不懈強化管理，檔案管理作為基礎管理的重要環(huán)節(jié)，不更新，不變革就無法適應公司飛速發(fā)展的需要。因此，該集團創(chuàng)新工作思路，結合企業(yè)自身實際不斷積極探索，在檔案管理方面采取了多項改革措施。比如，自2003年開始推進戶表工程，每年約有上千份竣工檔案產生，為便于查找利用，綿陽水務集團改革了工程檔案的分類和立卷方式，一個工程一個檔案；為提高工作效率，該集團設計了戶表工程檔案樣表，節(jié)約了立卷時間和成本。為避免設備、人事管理和檔案管理分屬不同部門，造成各自為政工作脫節(jié)的情況，檔案管理人員主動溝通，將庫存靜態(tài)的設備、人事檔案與公司動態(tài)的設備人事管理系統(tǒng)通過統(tǒng)一的編號聯系起來，從而達到對設備、人事檔案的精確管理和快速查詢。
印章是企業(yè)經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，也就相應會產生作廢印章，為加強作廢印章管理，綿陽水務集團將其納入了檔案管理體系，規(guī)范了作廢印章處理流程，并設計訂制了作廢印章柜，對作廢印章進行登記造冊，集中統(tǒng)一管理，將其作為實物檔案真實反映公司的歷史變遷。另外，該集團還建立了企業(yè)的資信檔案，自己設計并制作了資信檔案袋；制訂了獎牌獎狀編號方法，設計定做獎牌檔案柜，收錄了獎牌63塊。通過種種舉措，讓檔案更好的服務于企業(yè)的生產經營管理工作。
信息主導檔案管理實現網絡信息化
隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類及數量急劇增加，綿陽水務集團緊緊圍繞企業(yè)的生產經營，以“檔案管理科學化、規(guī)范化、現代化”為目標，充分利用檔案資源效能，建設檔案信息化管理系統(tǒng)。1997年，綿陽水務集團開發(fā)出“檔案計算機管理系統(tǒng)”單機版，實現了用計算機對檔案進行管理，單機版管理系統(tǒng)的建立突破了傳統(tǒng)的手工管理方式，實現了檔案管理的計算機化，滿足了公司日益增多的文件材料種類及數量的要求，保障了文件材料的完整與安全，過去粗放管理逐步走向了規(guī)范管理。
近年來，綿陽水務集團認識到了傳統(tǒng)的機讀目錄管理方式的局限與落后，單機版本管理系統(tǒng)固有的缺陷難使其再承擔大規(guī)模檔案管理的需要。為適應信息化辦公，結合檔案資料的結構和實際情況，綿陽水務集團決定開發(fā)建設新的網絡版“檔案管理系統(tǒng)”。通過兩年多時間的建設和試運行，2009年10月底，新系統(tǒng)通過驗收合格，正式投入使用。
綿陽水務集團檔案管理系統(tǒng)是典型的C/S模式，借以web站點形式進行操作，對不同操作級別劃分不同僅限，保證每個授權用戶都可以使用，整體上達到了分層實施，統(tǒng)一管理的目的。此套新檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)，充分貼合綿陽水務集團當前檔案管理工作的實際，吸取并延續(xù)了原檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點，并就當前及今后一段時期的功能需求進行了模塊研發(fā)，使系統(tǒng)更具科學性、嚴謹性，使用更加快捷、方便。整個系統(tǒng)分為檔案管理、圖書管理、系統(tǒng)管理、資料查詢四大類。其中檔案管理和圖書管理支持利用、統(tǒng)計、報表等多項功能，對借閱文本的歸還實現了系統(tǒng)定期統(tǒng)計、定期提醒；系統(tǒng)還加入了全文標識、電子版檔案等新功能，
新的檔案管理系統(tǒng)擺脫了封閉式的檔案管理模式，集中統(tǒng)一了公司檔案信息資源，最大限度實現了檔案信息資源的共享，實現了全集團檔案信息的無障礙交流與利用；優(yōu)化了該集團檔案管理流程，減少了多余流程及重復的手工操作，節(jié)約了運營成本。系統(tǒng)采用文件歸檔和案卷歸檔兩種方式，每一種歸檔再細分為若干個流程：未分類、預歸檔、歸檔處理、編目入庫、查詢、權限授予、鑒定銷毀、檔案打印等。檔案管理與網絡平臺實現了緊密結合，科學高效、信息化檔案管理系統(tǒng)平臺的建立，為綿陽水務集團檔案管理工作的推進注入了新的活力。檔案管理系統(tǒng)達到了預期目的，貼合了綿陽水務集團檔案管理的實際需求，它的運行，標志著綿陽水務集團檔案管理工作有了質的飛躍，也標志著該集團檔案管理信息化邁上了一個新的臺階！
2009年，綿陽水務集團共向新的檔案管理系統(tǒng)導入3400多卷案卷，21000份文件，涉及數據十萬多條，為確保導入數據的準確，檔案管理人員逐一對照庫藏文件核實修正，做到“帳物相符”。在做好年度歸檔工作的同時，綿陽水務集團還著重進行歷年文書檔案電子文件及工程圖紙CAD電子文件的收集，尤其是行政文件，為數字檔案信息化建設積累了寶貴的電子檔案資源。
深化應用檔案管理服務企業(yè)工作大局
檔案管理的目的是開發(fā)和利用，把檔案資料的“死信息”變成“活數據”服務于城市供排水事業(yè)是綿陽水務集團提升檔案管理工作水平的最終目標。近年來，該集團在搞好檔案管理的同時，積極搞好檔案的開發(fā)與利用工作，為領導決策服務，為工程建設服務，為行政管理服務，提供了大量的檔案資料。
該集團開展了檔案電話查閱、開架閱覽等服務，先后建立了企業(yè)資信證照檔案、組織機構沿革及人事變動、國土證、房產證、各公司簡介、戶表工程結算表等十幾種編研成果。綿陽水務集團從2009年開始，全面建設企業(yè)內控體系，建立的編研成果為體系建設提供了有效的歷史管理制度資料，有力推動了內控體系建設工作的有序開展。檔案室還注重在該集團的內部刊物和公司網站上進行投稿，介紹檔案室工作情況，向職工廣泛宣傳檔案。
為方便檔案查詢和借閱，檔案室逐步完善了各種檢索工具，形成《檔案移交目錄》、《圖書移交目錄》、《十大類檔案案卷目錄》、《底圖檔案目錄》、《實物檔案目錄》、《磁性載體檔案目錄》、《編研目錄》、《文號目錄》、《全宗指南》等多種檢索工具，覆蓋了庫藏檔案的每個類別，大大提高了檔案借閱和查詢效率。近年來，該集團檔案室先后為各部門和所屬各公司提供借閱、協(xié)查檔案4000多人次，提供利用檔案6387件。近年來，綿陽水務集團在研究制定重大決策、措施和規(guī)劃，生產經營、技改技革、重大項目建設等工作時，都注重從檔案資料中尋找歷史借鑒和依據，充分挖掘檔案信息資源，更好地為生產經營服務。檔案工作在綿陽水務集團的發(fā)展中起著越來越重要的作用。
檔案是與人類依存千年的瑰寶。當今社會，檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中具有了更為重要的作用，做好檔案管理工作對于促進企業(yè)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經濟中競爭力具有重要意義。綿陽水務集團將以檔案規(guī)范化管理省一級為新的起點，在一起發(fā)展中，繼續(xù)創(chuàng)新思路，多措并舉，推動檔案管理工作實現新的提高和飛躍。
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